Thông thường, ngày lập và ngày ký của hoá đơn điện tử thường vào cùng một ngày để tiện cho việc kê khai, nộp thuế và hạch toán thu chi. Vậy những hoá đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp lệ không và sử dụng chúng như thế nào? Bài viết sau đây, DAVICO sẽ trả lời cho câu hỏi này!
- Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau như thế nào?
Thông thường, ngày lập và ngày ký hoá đơn cần trùng nhau. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã gặp phải tình trạng ngày ký với ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ngày lập và ngày ký hoá đơn để có thể xử lý tình huống này một cách tốt nhất. Bảng phân biệt ngày lập và ngày ký hoá đơn:
| Tiêu chí | Ngày lập hóa đơn điện tử | Ngày ký hóa đơn điện tử |
| Định nghĩa theo pháp luật | Điều 15 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về ngày lập hóa đơn điện tử như sau: “Ngày lập hóa đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa”. | Khoản 9, điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: “Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch”. |
| Vai trò | Ngày lập hoá đơn thể hiện:
Thời điểm bàn giao quyền sở hữu, sử dụng của bên mua Ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ Ngày thu tiền thanh toán hàng hoá/dịch vụ |
Ngày ký trên hóa đơn là ngày xác định giao dịch, hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên bắt đầu có hiệu lực. |
- Hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp lệ không?
Quy định mới nhất, theo Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn”.
Như vậy, có thể thấy ngày lập hoá đơn và ngày ký hoá đơn không bắt buộc phải trùng nhau. Hoá đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được coi là hợp lệ và đủ điều kiện kê khai thuế.
Tuy nhiên, tốt nhất doanh nghiệp nên lập hoá đơn và ký số trong một ngày (hoặc ít nhất trong 1 tháng) để đảm bảo các hoạt động được diễn ra đồng bộ nhất.
- Ngày lập và ngày ký khác nhau trên hóa đơn điện tử được kê khai theo thời điểm nào?
Theo quy định tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Thời điểm ký số trên HĐĐT là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên HĐĐT được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp HĐĐT đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn”. Theo đó, thời điểm lập và thời điểm ký có thể khác nhau, người bán kê khai theo ngày lập hóa đơn, người mua kê khai theo thời điểm nhận hóa đơn có đầy đủ nội dung.
- Hóa đơn điện tử không có ngày ký có sao không?
Ngày ký không phải là thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Hoá đơn không có ngày ký vẫn được coi là hợp lệ khi có đầy đủ thông tin về ngày lập và thực hiện đúng quy định pháp luật về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Ngược lại, các hoá đơn thiếu ngày lập hoặc được khởi tạo, phát hành và sử dụng không đúng quy định được coi là không hợp lệ. Theo quy định của pháp luật, thời điểm lập hoá đơn được sử dụng khi doanh nghiệp kê khai thuế. Do đó, hoá đơn điện tử bắt buộc phải có ngày lập.
